Evenimente de vizibilitate
Adecvat pentru:
Toate tipurile de organizații.
Ce este?
Acesta este un tip de eveniment pe care veți dori să-l organizați, de regulă, la finalul campaniei sau care poate fi utilizat ca bază pentru campania dumneavoastră de comunicare. Sfera acestor evenimente de mare vizibilitate este amplă și poate cuprinde:
- Premii
- Festivaluri
- Expoziții
- Concursuri
- Tururi de promovare etc.
Obiectivul acestor evenimente este de a face reclamă și de a ajunge în vizorul presei. Acestea nu se axează pe conținutul în sine. Astfel de evenimente trebuie să fie creative.
Avantaje
- Puteți genera o acoperire mediatică amplă și puteți să reamintiți cele mai importante mesaje ale campania dumneavoastră.
- Dacă evenimentul este bine organizat, publicul dumneavoastră nu-l va uita ușor.
Limitări
- Aceste evenimente sunt, de obicei, costisitoare și consumatoare de timp și de energie.
Finanțarea evenimentului
- Buget, buget, buget:
- Estimați costurile evenimentului și fezabilitatea acestuia.
- Asigurați-vă că ați cuprins toate acțiunile în buget și că ați cerut cotații exacte de la furnizori.
- Păstrați cel puțin 10-15 % din buget pentru cheltuieli neprevăzute.
Planificarea evenimentului
- În primul rând, gândiți-vă la un concept. Stabiliți formatul evenimentului și obiectivele urmărite.
- Obiectivul este acela de a atrage atenția mass-mediei. Întrebați-vă serios dacă evenimentul va suscita într-adevăr interesul presei. Răspundeți la următoarele întrebări:
- Participă vreo persoană celebră la eveniment?
- A mai fost făcut vreodată ceva asemănător?
- Există elemente interactive?
- Se acordă premii? Participă multe persoane la eveniment? Se desfășoară într-un loc deosebit?
- Dacă invitați presa, valorificați la maximum această oportunitate. Planificați participarea:
- Puteți programa câteva interviuri?
- Aveți o sală potrivită pentru interviuri?
- Aveți dosare de presă și alte informații relevante pentru presă?
- Stabiliți o agendă și o listă de participanți și de vorbitori.
- Planificați totul bine în avans. Pentru pregătirea acestor evenimente sunt necesare câteva luni. În mod ideal, ar trebui să vă rezervați șase-opt luni pentru pregătiri.
Considerente practice
- Unele rezervări trebuie efectuate de la bun început:
- locul evenimentului
- biletele de călătorie pentru participanți și vorbitori
- cazarea etc.
- Nu subestimați nivelul de planificare și de detaliu pe care îl presupun toate aranjamentele logistice. Un singur detaliu practic deficitar, cum ar fi lipsa microfoanelor, ar putea ruina un eveniment de altfel excepțional.
- Asigurați-vă că ați planificat conceperea, producerea și livrarea materialelor informative:
- Toate materialele trebuie să ajungă cu cel puțin o zi înainte de începerea evenimentului, ideal cu cel puțin 2-3 zile înainte. Este bine să aveți întotdeauna și un plan B.
- Asigurați-vă că puteți tipări cu ușurință, în ultimul moment, copii de calitate mai slabă ale principalelor materiale informative.
- Dacă evenimentul se desfășoară într-un centru de afaceri, verificați în prealabil cum se ajunge acolo.
- Purtați întotdeauna asupra dumneavoastră o memorie USB cu toate prezentările și versiunile PDF/imprimabile ale documentelor și materialelor necesare pentru conferință.
- Efectuați un test în seara de dinaintea evenimentului:
- Testați toate echipamentele.
- Verificați locul.
- Purtați asupra dumneavoastră datele de contact ale tuturor furnizorilor. Alcătuiți pentru ziua respectivă o listă cu numerele de telefon (preferabil mobil) ale tuturor colegilor care trebuie să vă ajute, ale partenerilor, furnizorilor, invitaților din mass-media etc.
